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ビジネスシーンにおいて、電話は重要なコミュニケーションツールの一つです。しかし、適切なマナーを守れていないと、相手に不快な印象を与え、大切な取引に悪影響を及ぼす可能性も。この記事では、電話をかける際、受けるときのマナーを解説し、プロの電話対応術を習得するためのヒントを分かりやすくご紹介します。この記事を読めば、電話がもっとスムーズになり、ビジネスシーンでのあなたの印象が大きく変わるはずです。
第一印象を決める！電話に出る際の心構え
電話に出る際の最初の数秒は、あなたの印象を大きく左右する重要な瞬間です。3コール以内に電話に出るように心がけ、第一声は「はい、〇〇（会社名）でございます。〇〇（部署名）の〇〇と申します」と、明るくハキハキとした声で名乗りましょう。
聞き上手になるためのテクニック
電話でのコミュニケーションでは、一方的に話すのではなく、相手の話をしっかりと聞き、理解することが大切です。相槌を打ちながら話を聞き、相手の名前を呼ぶことで、相手は話を聞いてくれていると感じ、安心します。また、聞き取れない部分があれば、勇気を出して聞き返すことも重要です。
伝言をスムーズに伝える
担当者が不在の場合、正確に伝言を伝えることが求められます。伝言メモを用意し、以下の情報を必ず書き込みましょう。
- 連絡者の氏名
- 会社名
- 部署名
- 連絡先電話番号
- 連絡を希望する日時
- 用件
電話を終える際の言葉遣い
電話を終える際は、必ず「ありがとうございました」などのお礼の言葉を述べましょう。また、必要であれば、次の連絡に繋がる言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
電話対応では、様々なシチュエーションに遭遇することが考えられます。担当者が不在の場合や、誤った番号に繋がった場合など、それぞれの状況に応じた適切な対応を心がけましょう。
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まとめ
電話は、ビジネスシーンにおいて、相手に良い印象を与えるための重要なツールです。この記事で紹介した基本的なマナーを意識することで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。日頃から意識して実践することで、電話対応のプロフェッショナルへと成長していきましょう。
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